Adjoint(e) à la Responsable des relations avec les usagers et de la performance

Description

  • Missions

Au sein de la Direction des relations avec les usagers et de la performance, l’Adjoint est placé sous l’autorité hiérarchique directe de la Responsable Usagers et performance, et encadre plusieurs équipes. Il assure les missions d’encadrement de proximité du département des dossiers médicaux, du standard téléphonique et des volontaires en service civique, dits « gilets bleus ». L’adjoint participe également, aux côtés de la Responsable, aux différents projets de la direction. En l’absence de la Responsable, il assure l’encadrement des services de la Direction.

La Direction des relations avec les usagers et de la performance assure une double mission de mise en œuvre de projets de transformation (télémédecine, optimisation des parcours) et d’amélioration de l’accueil des usagers. Elle est composée d’un directeur, d’une attachée d’administration, d’un service usagers, d’un département des dossiers médicaux, du standard téléphonique, de la plateforme de prise de rendez-vous et de volontaires en service civique, dits « gilets bleus ».

  • Missions générales :

·        Encadrer le département des dossiers médicaux (6 agents)

·        Encadrer le service du standard téléphonique de l’établissement (10 agents)

·        Encadrer l’équipe des volontaires en service civique « gilets bleus » (équipe de 4 à 8 volontaires)

·        Participer aux différents projets de la Direction

  • DEPARTEMENT DES DOSSIERS MEDICAUX :

·        Encadrer et réaliser les plannings d’une équipe assurant une mission essentielle pour l’activité de l’hôpital

·        Mettre en œuvre les objectifs du service et appliquer la politique d’archivage de l’hôpital dans le respect des obligations légales

·        Optimiser les conditions de stockage et de conservation des documents

·        Veiller aux conditions de livraison des archives au sein des services de soins de l’hôpital

·        Réaliser le suivi des archives confiées à des prestataires privés d’archivage

·        Collecter et analyser les besoins des utilisateurs

·        Assurer des formations sur le logiciel de gestion des archives de l’hôpital

·        Proposer des projets d’amélioration et d’optimisation de la gestion des archives

  • STANDARD TELEPHONIQUE

·        Encadrer l’équipe dans son fonctionnement quotidien et veiller à l’amélioration des conditions de travail

·        Assurer la gestion des plannings et s’assurer de la permanence d’accueil téléphonique de l’établissement

  • ENCADRER ET DEVELOPPER LE SERVICE DES VOLONTAIRES EN SERVICE CIVIQUE DITS « GILETS BLEUS »

L’hôpital étant un site composé de plusieurs pavillons, l’orientation peut y être parfois complexe pour les patients et leurs proches. Les volontaires en service civique ont comme mission actuelle d’orienter les patients au sein du site, et de les accompagner en cas de difficulté particulière jusqu’à leur lieu de RDV, et de participer aux animations de l’USLD (Unité de soins longue durée) qui accueille 94 résidents.

  • Les missions de leur encadrant :

·        Supervision de l’équipe des volontaires en service civique dits « gilets bleus » : gestion des plannings, encadrement de proximité, lien avec la Fédération Hospitalière de France (détentrice de l’agrément)

·        Réaliser un rapport d’activités du service

·        Etre force de propositions et procéder aux ajustements nécessaires selon les besoins

·        Assurer le lien avec les services impliqués (pédiatrie, USLD,…)

  • Horaires : Poste à temps plein.
  • Accompagnement à la prise de poste : Le responsable bénéficiera d’une une formation relative à la gestion des archives hospitalières. Il bénéficiera également d’un accompagnement de proximité dans sa prise de poste.

Qualités et compétences requises

·        Capacité d’encadrement et d’animation des équipes

·        Capacité d’organisation et de communication

·        Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe

·        Qualités d’écoute et disponibilité

·        Sens du service rendu auprès des usagers et des services de l’hôpital

·        Expérience significative d’encadrement et d’animation d’équipe

Date d’embauche

Dès que possible

Contact

Pour tout renseignement vous pouvez contacter Madame Tatiana AGUAYO, Responsable du service Relations clientèle au 0134232267 ou par mail tatiana.aguayo@ch-argenteuil.fr

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